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谈业务流程设计中的成本控制

关键字:设计参考

 
作者:佚名    范文来源:本站原创    点击数:    更新时间:2007-10-17
内容预览:

谈业务流程设计中的成本控制 “业务重组”、“流程再造”在具有创新精神的公司里已经成为常用的词汇,也被一些公司供奉为摆脱困境的法宝,他们希望建立以关注客户需求为导向的流程体系,所有的业务都基于流程开展,在满足客户需求的同时,打通部门墙、使组织扁平化,从而降低运营成本。这种期待往往被以下一些因素击碎:流程本身设计得不合理,流程执行不力等等。本文探讨的是技术层面的问题,即如何设计更具效率、成本低廉的流程,从而降低企业整体运营成本。 一、流程成本控制的实质 管理学上效益的定义是,在保持同等资源投入的条件下得到更多的产出,或在减少资源投入的条件下得到同样多的产出。美国著名管理专家哈默博士将优秀的流程定义为四个特点:RIGHT,CHEAP,EASY, ............

文章正文:

                   

        

谈业务流程设计中的成本控制


   “业务重组”、“流程再造”在具有创新精神的公司里已经成为常用的词汇,也被一些公司供奉为摆脱困境的法宝,他们希望建立以关注客户需求为导向的流程体系,所有的业务都基于流程开展,在满足客户需求的同时,打通部门墙、使组织扁平化,从而降低运营成本。这种期待往往被以下一些因素击碎:流程本身设计得不合理,流程执行不力等等。本文探讨的是技术层面的问题,即如何设计更具效率、成本低廉的流程,从而降低企业整体运营成本。

    一、流程成本控制的实质

    管理学上效益的定义是,在保持同等资源投入的条件下得到更多的产出,或在减少资源投入的条件下得到同样多的产出。美国著名管理专家哈默博士将优秀的流程定义为四个特点:RIGHT,CHEAP,EASY,FAST。流程成本控制就是后者,即在保证正确(RIGHT)的流程输出(客户需要的产品或服务)的前提下,尽量使流程快速(FAST)、容易(EASY)和便宜(CHEAP)(减少资源投入,也降低成本)。

    从另一个角度看,流程定义的是一系列活动,而这些活动可分为三类:增值性活动、辅助增值性活动、非增值性活动。增值性活动指所有直接创造出顾客所需要的产品和服务的活动,是顾客愿意付钱的那部分活动,如履行订单过程中的接受订单、验证资信、计划生产、调拨库存等;辅助增值性活动,即为协调增值性工作的必要工作,比如检查、监督、控制等活动,它们使得流程正确运转;非增值性活动,指对创造客户所需价值毫无贡献的活动,比如提供无人阅读的报告、复辙重蹈的错误、过多的检查等。流程设计过程中控制成本,就是剔除流程中的非增值性活动、尽量减少辅助性增值活动、不断改善增值性活动,提高流程效率。

    二、流程设计中的成本控制技巧

    在设计流程过程中,使用以下技巧有助于控制成本:

    1、减少流程步骤 减少流程步骤,就是剔除流程中的非增值性活动,减少辅助增值性活动的过程。在设计流程时,可以先将获得输出所必需经历的增值活动列出来,设计出增值流程,然后考虑流程正常运转需要哪些活动(辅助增值性活动)支持,把它们添加到流程中,这样可以避免流程中堆砌过多的非增值性活动,减少流程步骤。

    2、消除流程瓶颈 把流程看成一条高速公路,则流程瓶颈就是象公路上的关口(检查站、收费站等)、车道过少的路段等。清除瓶颈的方法有,将形式主义的检查撤消,更多采用动态的抽查方式,达成收费分成协议将收费站合并,拓宽车道等等,这样车子在高速公路才能真正高速奔驰起来。

    3、提高活动效率 流程是一系列活动,提高单个活动的效率(主要指时间方面),将有利于提高流程的整体效率。假设一个流程有10个活动,原来每个活动需要3小时,全部完成需32小时,现在将每个活动缩短至2小时,则全部活动完成将缩短10小时,只需22小时。但在提高单个活动的效率时,要注意其对流程中其它活动造成的冲击,避免提高了单个活动效率,却降低了整体效率。

    4、并行取代串行 在流程设计时多采用并行处理也有利于降低运作成本。借用上面的假设,流程中原来10个活动是串行的,经过调整后2、3、4和5、6、7号活动可以并行处理了,即使单个活动的效率不变,则整个流程的时间也可缩短至23小时,如果每个活动效率再提高1小时,则达到原来输出只要16个小时,不计其它,时间成本就大大降低了。

    5、合理设置里程碑 流程中的里程碑主要是指流程中的关键决策评审点(CMP,Critical Measure Point),里程碑设置合理可极大减少资源投入的浪费。比如许多国外高科技公司采用的集成产品开发流程(IPD,Intergrated Product Development),有概念、计划、开发、验证等六个阶段,该流程在业务层面共设置了4个决策评审点,其中有2个就设置在了前端:概念阶段完成一个,此时进行GO/NO GO决策,可最大地减少资源浪费;计划完成阶段又一个,再次进行GO/NO GO决策,再一次避免后续资源的无谓投入。流程设计时,应当将与资源投入有关的里程碑尽量设置在流程前端,减少资源浪费,降低成本。

    6、清除流程闭环 流程出现闭环一般是由某些环节未能履行责任而导致的,比如一件产品已损坏不能使用需报废,但决策环节不敢做决策,而要求维修;维修后仍不能使用,但决策者仍要求维修,这就是一个闭环。流程出现闭环时没有产出,成本却会成倍增长,因此必须清除。

    7、流程模板化 将流程中例行性的工作模板化、表格化,一是使流程不天马行空,能够着陆,易读懂好使用,节省流程推广培训成本;二是流程有模板支撑,能更好地确保正确地去做正确的事情,得到正确的输出,减少错误成本。

    以上是笔者从事流程设计工作过程中的一些心得,此外个人也认为,当一个企业越来越依靠流程来保障业务运作时,“流程(制度)成本”将决定企业运营成本的高低,因此必须关注流程设计过程中的成本控制方法技巧的探讨,并付诸于实践。


 

        
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